A la hora de gestionar sus viajes corporativos, muchas organizaciones creen poder prescindir de una agencia de viajes para empresas, encargando la coordinación a sus propios colaboradores.
En estos casos, es comprensible que, al no haber una entidad experta detrás de la logística, se cometan errores. A continuación, se expondrán algunos de los más comunes y cómo las empresas de viaje pueden ser fundamentales en evitarlos.
El manejo interno de los viajes de negocios puede causar los siguientes inconvenientes:
1. Tramitación de documentos incorrecta
Además de asegurarse de que los colaboradores tengan un pasaporte vigente, quien organiza un viaje de negocios debe conocer cada uno de los trámites y papeles requeridos para ingresar a al destino.
Esto es especialmente importante en el contexto post pandemia donde los países cuentan con requisitos de entrada diversos y cambiantes. No tener esta información puede resultar en interrupciones del viaje e incluso en la perdida total de la inversión.
2. Fallas de coordinación
Proyecciones indican que los viajes corporativos serán más largos y con agendas pobladas de compromisos, con el fin de sacarles el máximo provecho.
Debido a lo anterior, es más relevante que nunca que los itinerarios estén desglosados con exactitud y en detalle. Si no se toma en cuenta cada reunión, será imposible coordinar los vuelos de manera eficiente y cumplir con los objetivos planteados.
3. Uso de proveedores desconocidos
Si no se ha tenido experiencia con distintos proveedores, una organización podría terminar trabajando con hoteles y empresas de transporte que no cumplan con sus expectativas. Esto puede afectar la seguridad de quien viaja, especialmente si no conoce el destino.
Además de poner en riesgo a los colaboradores, si estos servicios fallan en sus obligaciones, pueden dificultar significativamente el desarrollo del viaje.
4. No contratar una asistencia en viaje
La asistencia en viaje es un servicio que garantiza al colaborador atención médica en caso de enfermedad o accidentes y además, provee seguimiento ante la pérdida de equipajes.
Este tipo de cobertura es fundamental para asegurar el bienestar de los trabajadores, evitando que ellos o la empresa deban realizar gastos inesperados ante cualquier emergencia.
5. No contar con una política de viajes de la empresa
Esta normativa interna define de manera clara las reglas de los viajes corporativos. En ella aparecen los derechos y deberes tanto de la empresa como de sus colaboradores, presupuesto y gastos reembolsables.
No tenerla impide recolectar datos para medir índices que permitirían introducir mejoras en la experiencia de los viajeros y en el presupuesto de la empresa.
Estos errores pueden ser evitados de manera efectiva con el apoyo de una agencia de viajes para empresas que se enfoque en planificar cada detalle, con personas especializadas que se ocupen de:
• Proponer un programa de viajes que sea acorde a las expectativas de gasto del presupuesto.
• Acompañar a las empresas en su proceso de maduración en cuanto a los procesos de coordinación de viajes, permitiéndoles visualizar la información al respecto en una plataforma centralizada y accesible.
• Hacer seguimiento y entregar reportería sobre el ítem viajes corporativos, junto con un servicio de facturación centralizada.
• Entregar una asesoría comercial que brinda una agencia para optimizar la inversión en viajes.
Con el respaldo de una agencia de viajes para empresas es posible tener viajes corporativos más seguros y convenientes, con la asesoría de expertos que alivien la carga de trabajo de la organización en esta área.
En ese sentido las empresas de viaje son un elemento clave para apoyar a una organización en la implementación de una política de viaje lo más simple y clara posible, que sea de fácil adopción por parte de los colaboradores.