Sepa las claves en el uso de la firma electrónica

Hoy casi el 100% de las copias de escrituras se realizan a través de una firma electrónica avanzada. Adicionalmente, esto permite realizar una serie de otros trámites tributarios con validez.

El principal beneficio de la firma electrónica es evitar, en casos determinados, salir de su casa u oficina para validar algunos documentos.

Se trata de una opción que en pandemia puede salvar muchas vidas. De ahí, la importancia de saber cómo opera este sistema, sus ventajas y desventajas.

Uso en notarías

Ramón García, notario de Concepción explica que existe una firma electrónica simple que involucra un mayor riesgo (suplantación) y, otra, más avanzada y segura. La simple es aquella que puede enviar cualquier persona desde un mail a otro, sin mayores validaciones ni certificaciones.

En cambio, con la firma avanzada, “el notario mantiene bajo su exclusivo control la generación del documento, de manera que se vincula, únicamente, al participante respecto de los datos a que se refiere, obligándose a dar certeza sobre la integridad de dicho documento y su autoría”.

Trámites con firma avanzada

En relación a los trámites realizables con firma avanzada señala que, prácticamente, el 100% de las copias de escrituras se entregan con la firma electrónica avanzada: sin acudir presencialmente. Además, advierte que “un error frecuente es pensar que los contratantes pueden realizar, por sí solos, trámites con firma electrónica prescindiendo de la solemnidad de la escritura pública que solo puede suscribirse ante el notario”.
El riesgo asociado en el caso anterior es, por ejemplo, que pueda abusarse de la confianza de una persona con firma electrónica, pero que carezca de sus facultades mentales sanas. “De ahí que actos de esta naturaleza requiera de la comparecencia ante notario, quien otorga certeza jurídica y protección a las partes involucradas”, afirma García.

¿Cómo se obtiene?

Según el notario, la firma electrónica avanzada “se obtiene a través de una entidad certificadora que pide ciertos requisitos y pagar unos valores, para luego hacer entrega de un “ID Token”, que es un código que permite generar la firma electrónica avanzada”.

Cabe aclarar que las ventas de bienes raíces ni la de vehículos se pueden realizar con firma electrónica avanzada y, en cambio, requieren de la presencia de las partes.

Asesores tributarios

Cristian Maldonado, asesor tributario en Concepción, asegura que “la firma electrónica, sobre todo la avanzada, tiene una importancia relevante desde el punto de vista contable y tributario, dado que permite realizar innumerables trámites en forma no presencial y es reconocido en todos los browsers y dispositivos fijos y móviles, junto con permitir realizar muchos trámites en línea en el sitio www.registrodeempresasysociedades.cl (empresas en un día), obteniendo efectos jurídicos de absoluta confianza, considerando la situación sanitaria que enfrentamos”.

Maldonado añade que “contablemente permitiría que los estados financieros emitidos de acuerdo con normas contables vigentes, puedan ser firmados electrónicamente tanto por el Representante Legal como por sus Contadores, en cualquier documento digital (pdf, xml, correos, entre otros) con plena validez legal (ley N° 19.799) y , tributariamente, debemos considerar que hoy en día permiten desde la emisión de las facturas electrónica, la aceptación (Acuse Recibo ley N° 19.983) y presentar información al SII en formato digital”.