Corporación UdeC avanza en la modernización de su gestión financiera

Acceder a información en tiempo real en una base de datos única, integrar todas las sociedades de la Corporación e implementar las mejores prácticas en gestión son algunos de los beneficios.

Modernizar la gestión financiera de una entidad tan amplia y compleja como la Universidad de Concepción no es una tarea fácil ni inmediata. Por ello, hace años que se planteó este desafío que comenzó a concretarse el 2 de enero del 2018, cuando el Grupo Bellavista, constituido por la Sociedad Recreativa y Deportiva UdeC S.A. y la Corporación Recreativa y Deportiva Bellavista, fueron las dos primeras instituciones de la Corporación en iniciar sus procesos operativos y administrativos con el sistema integrado SAP. Fue adquirido para respaldar los procesos financieros- contables y de abastecimiento, y gestionar la información financiera en tiempo real, único y de calidad.

A un año de este hito, que significó la materialización del Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera de la Corporación Universidad de Concepción, la evaluación que realiza el equipo a cargo de esta migración, encabezado por Álex Dechent, jefe de la División de Tesorería General de la Universidad de Concepción, es optimista.

Destaca el beneficio que significa contar con una base de datos única y con información en tiempo real, utilizar mejores prácticas en la gestión administrativa y aumentar la productividad y, al mismo tiempo, potenciar el desarrollo profesional de quienes componen la institución y son los responsables de generar las condiciones de soporte a la actividad principal, que es la academia, para garantizar la competitividad requerida para una buena y exitosa oferta de éste quehacer universitario.

“Por el tamaño de la Universidad, por la autonomía de los distintos organismos que la componen y su baja retroalimentación, entre ellos existen diferencias entre la acción de un organismo y otro que, al minimizarlas y/o evitarlas, generarán un beneficio a nivel institucional. Esto se puede graficar en el tema logístico: unificar condiciones de precio, plazos de pago y entrega con los proveedores evita la inequidad natural que se genera cuando no existen políticas corporativas claras y conocidas por todos. Había ahí, entonces, una oportunidad de mejora, de establecer un orden y un ahorro importante”, explicó Dechent.

“Había una necesidad urgente de tener una mirada corporativa que asociara todas las empresas y organismos que componían la Corporación, bajo una misma visión de futuro en términos estratégicos y unificara criterios de trabajo apoyados en un sistema de información común”, agregó.

Se comenzó esta migración con empresas asociadas, expresó Dechent, porque éstas son de un tamaño menor, responden a requerimientos más estándares y no requieren en su operación interactuar con un gran número de sistemas anexos. Así, ante cualquier incidencia encontrada, dado el tamaño de éstas, se puede abordar la solución, sin afectar la continuidad de los servicios.

Tras las instituciones asociadas es el turno de la UdeC de sumarse a esta nueva forma de trabajo y utilizar este nuevo sistema, “que busca asumir el reto de la excelencia en el quehacer universitario y de las empresas relacionadas, a través de una revisión permanente de sus procesos de gestión”.

Por su parte, el vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos de la Universidad, Miguel Ángel Quiroga, subrayó los beneficios, a nivel estratégico, que supone esta iniciativa.

Por ejemplo, integrar todas las sociedades de la Corporación, facilitar el control de la gestión y las auditorías, permitir la prestación de servicios comunes entre empresas de la Corporación y posicionar la gestión económica y financiera de la Corporación Universidad de Concepción a la vanguardia de las instituciones de Educación Superior.

“Este proyecto nos permite aprovechar de mejor manera las economías de escala y las economías de ámbito, mejorando la eficiencia en el funcionamiento universitario, reduciendo los costos y, al mismo tiempo, explota las complementariedades en nuestro quehacer”, subrayó.

Además, “nos permite contar con información oportuna para una mejor toma de decisiones. Los trabajadores que usarán esta herramienta, adquirirán nuevas competencias, que incrementará el valor de su trabajo y los dejará mejor preparados para insertarse en el uso de las tecnologías y los empleos del futuro”, expresó el Vicerrector.

En curso

Para la gerenta del Grupo Bellavista, Carla Wöhlk, migrar a este nuevo sistema ha significado la optimización y mejoras en los procesos internos de las diversas áreas. “Sentimos realmente que nos modernizamos, pasando de procesos manuales a la automatización, la cual además tiene trazabilidad, pudiendo ver en línea y en tiempo real todos los movimientos realizados”, expresó.

Si bien ha sido un año de aprendizaje, agregó, la evaluación final es positiva, “existiendo el entusiasmo de aprovechar los recursos que presenta el sistema para generar informes automáticos que ayuden a la toma de decisiones y con la visión de que se puedan integrar procesos que en primera instancia no se incluyeron”.