Las organizaciones no suelen medir los tiempos dedicados a reuniones, y el resultado puede ser el síndrome de "juntitis": exceso de juntas en que el principal resultado es la pérdida de horas productivas.
Las organizaciones no suelen medir los tiempos dedicados a reuniones, y el resultado puede ser el síndrome de "juntitis": exceso de juntas en que el principal resultado es la pérdida de horas productivas.
Silvanio Mariani
silvanio.mariani@diarioconcepcion.cl
Haga las cuentas: una hora de reunión mal realizada con 10 personas, no es una hora perdida: son 10 horas perdidas.
Al igual que ocurre con las redes sociales y el correo electrónico, las reuniones son otro de los grandes ladrones de tiempo en el trabajo. Y quizás sea la actividad que mayor número de horas productivas nos quita todos los días.
Es cierto que las reuniones son una vía muy extendida en las empresas para unificar criterios e integrar objetivos. Son parte de la vida de las organizaciones, pero es preciso tener cuidado: si no se planifican y organizan adecuadamente, se convierten en un despilfarro de tiempo y de productividad, advierten los especialistas.
De hecho, muchas reuniones están justificadas precisamente porque no se evalúan sus costos. El cálculo es sencillo: el costo de una reunión es igual a la suma de las horas empleadas de cada persona dividida por su "costo" (sueldo, imposiciones, etc.) para la organización. Si cinco personas se reúnen una hora por día, o bien se juntan 2,5 horas, dos veces por semana, el resultado es de 1.200 horas anuales dedicadas a reuniones que muchas veces son muy improductivas.
Despilfarros y "juntitis"
"Lo que hay que hacer es no perder tiempo, programar las reuniones, hacerlas productivas, de lo contrario se entra en el mundo de la juntitis", afirma Gonzalo Jaque, magíster en Desarrollo Organizacional. Según su diagnóstico, el principal problema reside en la falta de planificación.
"La reunionitis y la juntitis son un mal muy extendido en las empresas chilenas. No somos buenos planificadores, sino que se hace la reunión para buscar soluciones en forma colectiva, o para hacer críticas y retar a alguien. El resultado es pérdida de productividad".
La solución, dice el experto, es establecer una guía sencilla que puede ser replicada en forma permanente: informar la pauta de la reunión, definir un tiempo límite para la junta, definir quien conduce la reunión, anotar acuerdos y decisiones, y dar el seguimiento.
"Si no hay una pauta bien definida, con toda seguridad habrá despilfarro de recursos", asegura Gonzalo Jaque.
Sondeo en Chile
El panorama de la pérdida de tiempo en el trabajo, en Chile, quedó expresado en una encuesta realizada en 2016 por Salary.com. Los resultados: siete de cada 10 encuestados respondieron que pierden el tiempo en el trabajo todos los días. El 34% de los participantes de la encuesta dijo que habitualmente malgasta 30 minutos todos los días y otro 24% establece que pierde hasta 60 minutos diarios. El 21% informó que disminuye el ritmo de 1 o 2 veces por semana y sólo el 10% restante dijo que nunca pierde tiempo en el trabajo. Es decir, según la encuesta, los empleadores sólo están recibiendo lo que esperaban de 1 entre cada 10 empleados.
De la encuesta aplicada a 1.000 personas, se identificaron los siete mayores factores de distracción en el trabajo: Excesivas reuniones (19%), Miembros del equipo ineficientes (17%), Compañeros de trabajo (17%), Políticas de la Empresa (13%), Demasiado trabajo (13%), Otro (11%), Jefe (8%).
Además, el 30% de los empleados encuestados dijeron que sus empleadores bloquean el uso de algunos sitios personales en horas de trabajo, pero tales políticas pueden no ser tan eficaces como se podría pensar, ya que en más de la mitad de estos casos, los trabajadores simplemente ocupan sus smartphones o tablets para acceder a ellos.